Efektivní plánování

Plánování co nejlépe využít svůj čas

Využíváte svůj čas co nejlépe?

Je to konec dalšího rušného pracovního dne ai když jste do kanceláře přišli brzy a odešli pozdě, nemáte pocit, že jste provedli něco významného.

Je to až příliš snadné, aby se to stalo. Tváří v tvář nekonečným schůzkám, častým přerušením a naléhavým úkolům na poslední chvíli můžete být zaneprázdněni celý den, aniž byste dosáhli pokroku v projektech a cílech s vysokou prioritou.

Proto je důležité vědět, jak správně naplánovat čas. V tomto článku se podíváme na kroky, které můžete podniknout, a uděláme čas na práci, na které opravdu záleží, a přitom ponecháváme čas na osobní rozvoj, rodinu a přátele.

Význam plánování

Plánování je umění plánování vašich aktivit, abyste mohli dosáhnout svých cílů a priorit v čase, který máte k dispozici. Když se to dělá efektivně, pomůže vám to:

Pochopte, čeho můžete se svým časem realisticky dosáhnout.
Ujistěte se, že máte dost času na základní úkoly.
Přidejte pohotovostní čas pro «neočekávané.»
Zabraňte tomu, aby jste brali více, než dokážete zvládnout.
Pracujte stabilně na svých osobních a profesních cílech.
Mít dostatek času pro rodinu a přátele, cvičení a koníčky.
Dosáhněte dobré rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

Čas je jediný zdroj, který si nemůžeme koupit, ale často ho ztrácíme nebo ho využíváme neefektivně. Plánování vám pomůže přemýšlet o tom, čeho chcete dosáhnout za den, týden nebo měsíc, a udržuje vás na cestě k dosažení vašich cílů.

Jak naplánovat svůj čas

Nastavte si na naplánování pravidelný čas - například na začátku každého týdne nebo měsíce.

Existuje řada různých nástrojů, ze kterých si můžete vybrat. Jednoduchý a snadný způsob, jak dodržovat plán, je použití pera a papíru, které organizují čas pomocí týdenního plánovače. (Začněte kliknutím sem pro bezplatnou šablonu plánovače ke stažení.)

Můžete také použít aplikace a software, jako jsou Google Calendar®, MS Outlook® a /community/App-Reviews/Business-Calendar.phpBusiness Calendar. Vyberte si plánovací nástroj, který vyhovuje vaší situaci, aktuální struktuře vaší práce, vašemu osobnímu vkusu a rozpočtu.

Nejdůležitější věcí při výběru vašeho plánovače je to, že vám umožňuje snadno zadávat data a umožňuje zobrazit vhodné časové rozpětí (den / týden / měsíc) na úrovni podrobností, které potřebujete.

Jakmile se rozhodnete, který nástroj chcete použít, připravte svůj plán následujícím způsobem:

Krok 1: Určete dostupný čas

Začněte stanovením času, který chcete zpřístupnit pro svou práci.

Kolik času stráveného prací by mělo odrážet design vaší práce a vaše osobní cíle v životě.

Například, pokud prosazujete propagaci, může být rozumné pracovat každý den mimo běžné hodiny, abych vám ukázal svou oddanost. Pokud na druhou stranu chcete mít dostatek času na mimopracovní činnosti, můžete se rozhodnout, že přidělené hodiny strávíte, a už ne.

Krok 2: Naplánujte základní akce

Dále blokujte akce, které musíte absolutně udělat, abyste odvedli dobrou práci. To jsou často věci, s nimiž jste hodnoceni.

Pokud například řídíte lidi, ujistěte se, že máte dostatek času na řešení osobních problémů členů týmu, koučování a dohledu. Poskytněte také čas na komunikaci se svým šéfem a klíčovými lidmi kolem vás.

Krok 3: Naplánujte aktivity s vysokou prioritou

Projděte si svůj seznam úkolů a naplánujte si vysoce prioritní a naléhavé činnosti, jakož i základní úkoly údržby, kterým nelze delegovat ani se jim vyhnout.

Zkuste je zařídit na denní dobu, kdy jste nejproduktivnější - například někteří lidé jsou ráno maximálně nabití a nejúčinnější, zatímco jiní se efektivněji zaměřují odpoledne nebo večer. (Náš článek «Je to ranní úkol?» Vám může pomoci určit vaše nejlepší denní doby.)

Krok 4: Naplánujte pohotovostní čas

Dále si naplánujte čas navíc, abyste se vypořádali s nepředvídanými událostmi a mimořádnými událostmi. Zkušenost vám řekne, kolik toho dovolit - obecně čím více je nepředvídatelná vaše práce, tím více času pro případ nepředvídatelnosti budete potřebovat. (Pokud tento čas neplánujete, budou se stále vyskytovat mimořádné události a budete nakonec pracovat pozdě.)

Je pro vás tento článek užitečný?

Dalšími 64 dovednostmi v oblasti řízení času se můžete naučit tak, že se připojíte k klubu Mind Tools Club.

Vytvořte šablonu plánu Excel v minutách

Rozvrh je důležitý pro každý aspekt vašeho života. Nejenže vám pomůže spravovat váš čas, ale také může snížit stres, pomůže vám vyhodnotit pokrok při práci a připravit vás na neočekávané.

Od organizace seznamu úkolů až po plánování události vás plán udrží na správné cestě a ujistěte se, že vám nic neunikne.

Použití šablony je nejjednodušší způsob, jak vytvořit plán. V tomto článku najdete nejlepší šablony denního, týdenního a měsíčního plánu v Excelu. Dáme vám podrobné pokyny k nalezení nejlepší šablony rozvrhu pro vaše potřeby a řekneme vám, jak přizpůsobit tyto šablony Excel.

Kromě toho jsme v Smartsheetu poskytli přizpůsobitelné šablony rozvrhů, což je platforma pro provádění práce, která vám umožňuje lépe spravovat úkoly, časové harmonogramy a termíny splatnosti díky spolupráci v reálném čase a automatizaci procesů.

Stáhněte si šablony denních, týdenních a měsíčních harmonogramů pro Excel

V Excelu najdete řadu šablon rozvrhů, od měsíčních plánů, zobrazení dnů v týdnu a plánů s poznámkami. Tam jsou šablony připraveny a naformátovány, připravené přidat vlastní informace.

Jak víte, který z nich je nejsnazší použít s tolika dostupnými šablonami rozvrhu? Prohledali jsme je všechny a našli nejlepší denní, týdenní a měsíční šablony rozvrhu pro Excel.

Kterou šablonu plánu použít?

Jakmile se rozhodnete pro denní, týdenní nebo měsíční šablonu, musíte zvolit rozvržení, typ trvání (chcete pondělí-pátek nebo neděli-sobota?), Možnosti sdílení a možnosti tisku. Při zvažování všech těchto faktorů může být obtížné vědět, kterou šablonu plánu použít.

Při hledání šablony rozvrhu je třeba zvážit několik věcí:

1. Jaký je váš časový rámec nebo doba trvání?

Nejprve musíte zjistit, zda potřebujete denní, týdenní nebo měsíční šablonu. Denní rozvrh je jedinou šablonou, která má trvání v hodinách (s 30minutovými přírůstky), doba trvání týdenního rozvrhu je rozdělena na ráno, odpoledne a večer a měsíční šablona má nejmenší míru granularity s dobou trvání ve dnech.

Události, úkoly nebo projekty, které musíte sledovat podle plánu, určují, jakou šablonu potřebujete. Pokud potřebujete organizovat úkoly nebo schůzky, denní rozvrh bude fungovat nejlépe. Pokud potřebujete sledovat dlouhodobější úkoly nebo opakující se události, zvažte šablonu, která zahrnuje více času.

2. Kolik lidí bude používat?

Přemýšlejte o tom, s kým chcete svůj plán sdílet. Je to osobní dokument, který budete sledovat své vlastní úkoly a úkoly? Je to plán úklidu rodiny / práce, který potřebujete vytisknout a páskovat na lednici nebo e-mailem vašemu manželovi nebo dětem? Nebo budete tento plán používat v práci, spolupracovat a upravovat jej s kolegy a externími spolupracovníky?

Jako obecný tip, pokud potřebujete sdílet svůj rozvrh s více než jednou osobou, měli byste vyhledat online verzi šablony, abyste ji mohli sdílet, spolupracovat a upravovat v reálném čase. Pokud se jedná o osobní rozvrh, ujistěte se, že máte robustní možnosti přizpůsobení a tisku, abyste se ujistili, že vyhovuje vašim potřebám.

3. Kolik událostí nebo projektů je třeba sledovat?

I když si můžete vybrat úroveň podrobnosti v době trvání plánu, musíte také určit úroveň podrobnosti, kterou potřebujete přidat do své šablony, a počet položek, které chcete zahrnout.

Chcete-li získat představu o složitosti vašich událostí nebo projektů, zapište si jednu nebo dvě položky, které očekáváte přidání do svého plánu. Zapište si všechny podrobnosti, které musíte zahrnout (název položky, podrobnosti o položce, přiřazené, datum splatnosti, místo, kontaktní informace atd.). Toto cvičení vám dá představu o množství místa, které potřebujete v plánu. Pokud se držíte podrobného pohledu na detaily, můžete použít měsíční plán. Pokud sledujete více úkolů denně, můžete se podívat na šablonu denního plánu.

Šablona týdenního rozvrhu v Excelu

V týdenní šabloně rozvrhu aplikace Excel je každý den rozdělen na ráno, odpoledne a večer a můžete upravit, kolik místa chcete pro každý blok dne.

Běžné použití:

Rozvrh hodin na vysoké škole : Získejte podrobný přehled všech svých tříd za týden s rozvrhem tříd. Můžete rychle vyplnit informace o jejich kurzu, jako je název třídy, místo a čas, a lépe spravovat svůj čas během týdne.
Úklid / Rozvrh práce : Zorganizujte si úklid a seznam fušek vytištěním šablony týdenního rozvrhu a vyplněním úkolu pro každý den, jako je vysávání, zametání, poprášení atd., A přiřazením jednotlivých úkolů. Je to snadný způsob, jak vidět všechny úklidy plánované na týden a kdo co dělá.
Harmonogram směn zaměstnanců : Ujistěte se, že správní lidé pracují ve správný čas s plánem směn zaměstnanců. Každému člověku přiřaďte směny a uveďte jeho pozici (správce, pokladní, recepce, podpora atd.). Můžete dokonce přidat sloupec s celkovými týdenními hodinami ke sledování pracovní zátěže zaměstnanců.
Trasa cesty : Už nikdy nezmeškáte let, vlak nebo autobus. Sledujte odletová města, města příletů, čísla letů, umístění letišť, hotelové rezervace a další s týdenním itinerářem cesty. Všechny vaše důležité informace budou na jednom místě, budou vás včas informovat.
Plán projektu : Koordinujte úkoly, výstupy, termíny splatnosti, vlastníky a další s plánem projektu. Zajistěte, aby váš projekt dodržoval termíny a spravujte přidělování zdrojů během pracovního týdne.

Šablona denního rozvrhu v Excelu

Šablona denního rozvrhu obvykle trvá od neděle do soboty a zahrnuje dobu trvání v hodinách s 30minutovými přírůstky. Tento druh rozvrhu vám poskytne nejpodrobnější úroveň detailů a umožní vám sledovat i ty nejmenší úkoly během dne.

Běžné použití:

Osobní plánovač schůzek / schůzek : Spravujte všechny své osobní schůzky a schůzky každý den, každou hodinu. Vytiskněte denní rozvrh a vložte jej do kabelky, kabelky nebo peněženky, aby byl vždy přístupný. Nebo ještě lépe k němu přistupujte v telefonu, abyste mohli snadno přidávat, mazat nebo upravovat položky.
Plánovač seznamů úkolů : Namísto psaní všech úkolů do nekonečného seznamu je rozdělujte a distribuujte je během týdne, abyste přesně věděli, čeho musíte každý den dosáhnout. Uspořádejte své úkoly podle denní doby a přeškrtněte je, když jste dokončili každou z nich.
Plán krmení dítěte : Zaznamenejte přesné časy, které během dne ošetřujete, abyste se ujistili, že dodržujete vhodný plán krmení. Můžete také sledovat, jak dlouho ošetřujete a kolik celkových krmiv denně.

Stáhněte si zdarma denní šablonu

Měsíční rozvrh šablony v Excelu

Šablona měsíčního plánu poskytuje pohled na celý měsíc na vysoké úrovni. Každý z 12 měsíců v roce 2016 je obvykle jiná karta v souboru Excel.

Běžné použití:

Sezónní údržba : Připomeňte si vyměnit HVAC filtry, vyčistit žlaby, zimovat klimatizační systém a další s měsíčním plánem sezónní údržby. Přidejte všechny položky, které potřebujete sledovat na začátku kalendářního roku a zobrazte plán v garáži nebo na fr> ‌ Stáhněte si bezplatnou šablonu pro měsíční Excel

Jak přizpůsobit šablonu aplikace Excel

Přizpůsobení šablony denního, týdenního nebo měsíčního plánu v Excelu je snadné. Určité položky, jako jsou schůzky nebo narozeniny, můžete barevně kódovat nebo změnit velikost a typ písma. Logo můžete do kalendáře přidat, pokud jej používáte pro práci nebo s klienty.

1. Formátování písem

Chcete-li změnit velikost písma záhlaví, nejprve zvýrazněte všechna záhlaví. Na kartě Domovská stránka můžete formátovat typ a velikost písma.
Chcete-li formátovat značky data nebo času, zvýrazněte celý sloupec nebo všechna datová pole. Na kartě Domovská stránka můžete upravit typ a velikost písma.

2. Změňte barvy

Můžete změnit barvy písma nebo barvy pozadí v plánu. Barevné značení může být zvláště užitečné při označování určitých typů událostí nebo úkolů.

Chcete-li změnit barvu pozadí záhlaví, zvýrazněte celý řádek, klikněte na ikonu kbelíku barvy a vyberte barvu výplně.
Chcete-li událost barevně označit, zadejte do datového pole úkol nebo událost. Poté vyberte text, klikněte na ikonu kbelíku barvy a vyberte příslušnou barvu výplně.

3. Přidejte fotografii

Přizpůsobte si svůj rozvrh přidáním obrázků, jako je vaše firemní logo.

Na kartě Vložit klikněte na Obrázky . Nahrajte obrázek, který chcete použít.
Obrázek bude přidán do tabulky a můžete jej přetáhnout kamkoli v listu.

Pokud byste chtěli přidat své logo nebo obrázek na začátek plánu, možná budete muset přidat další prostor, aby se obrázek mohl přizpůsobit.

Klikněte pravým tlačítkem na první řádek celé tabulky a vyberte Vložit.
Klikněte na Celý řádek .
Opakujte podle toho, kolik řádků navíc chcete.
Chcete-li pozadí nových řádků bílé, zvýrazněte nové řádky, klikněte na ikonu kbelíku barvy a vyberte bílou.
Chcete-li odstranit řádek mřížky nad řádkem nadpisu, vyberte řádek nadpisu, klikněte na ikonu mřížky a klikněte na možnosti s odstraněnými mřížkami.

Nyní máte navíc bílé místo pro přetažení obrázku nahoru.

Šablony plánů pro tisk vs online

Kromě nalezení nejlepší šablony rozvrhu pro vaše potřeby, musíte také přemýšlet o možnostech tisku a online spolupráce.

Mnoho lidí vytiskne své plány a položí je na lednici nebo zeď. Nebo v případě plánů, jako je plánovač seznamů úkolů nebo plánovač osobních schůzek / schůzek, je někteří vloží do peněženky nebo peněženky pro snadný přístup.

I když může být užitečné vytisknout a zobrazit plán pro každého, kdo vidí, papírový kalendář může ve skutečnosti učinit váš život chaotičtějším a neuspořádanějším. Pokud zapomenete nebo špatně naplánujete, musíte začít znovu od nuly. Pokud někdo chce něco upravit nebo přidat, nebudete vědět, kdo to udělal, pokud nerozpoznáte jeho rukopis. A s omezeným prostorem se váš kalendář může rychle zaplnit a zmatit díky několika úpravám a dodatkům.

Chcete-li mít zaručený nepřetržitý přístup k vašemu harmonogramu, vyhledejte řešení založené na spolupráci založené na cloudu. Chcete mít možnost zobrazit a upravit svůj plán, ať jste kdekoli, na smartphonu nebo na ploše.

A ušetříte spoustu papíru přesunutím plánu online. Pokud sdílíte kalendář s více lidmi, online nástroj zjednoduší komunikaci a změny. Můžete sledovat úpravy a ovládat úrovně oprávnění a zvolit, zda je někdo prohlížeč, editor nebo administrátor.

A mnoho online nástrojů má funkce spolupráce, které váš plán posunou na další úroveň. Můžete mít komentáře přímo v nástroji, nastavit připomenutí nebo oznámení, přepínat mezi normálním zobrazením, Ganttovým zobrazením nebo zobrazením kalendáře nebo přidávat přílohy.

Vytvářejte snadnější, kolaborativní plány pomocí Smartsheetu

Smartsheet je nástroj pro správu práce inspirovaný tabulkou s robustními funkcemi pro spolupráci a komunikaci. Díky desítkám předdefinovaných šablon a možnostem sdílení je Smartsheet ideální pro jednoduché plánovače seznamů úkolů nebo složitější plány projektů. Šablony lze snadno přizpůsobit - jednoduše klepněte pravým tlačítkem myši na libovolný sloupec a přejmenujte záhlaví sloupců a dvojitým kliknutím na libovolnou buňku přidejte své vlastní informace. Můžete také měnit barvy, písma a přepínat mezi mřížkovým, Ganttovým nebo kalendářovým zobrazením.

Zde je 14 šablon plánů v Smartsheet:

Týdenní rozvrh šablony v Smartsheetu

Tyto šablony týdenního rozvrhu pokrývají celý týden, od pondělí do neděle. Mnoho šablon používá k uspořádání informací hierarchii se skládacími řádky, takže můžete skrýt nebo zobrazit určitá data nebo úkoly.

Všechny tyto šablony zvýrazňují funkce spolupráce Smartsheet. Například v týdenním rozvrhu výuky můžete své kurzy barevně označit, abyste si mohli svůj plán týdne rychle představit. V šabloně plánovače jídla můžete snadno připojit odkazy k vašim oblíbeným receptům pro snadný přístup. A v plánu úklidu domu můžete určitým lidem přiřadit domácí práce, aby vaši rodinu považovali za zodpovědnou.

Plán řazení

Šablony denních rozvrhů v inteligentním listu

Denní plány Smartsheet jsou organizovány po 30 minutách od 7:00 do 21:00. Pokud chcete, aby se plán rozkládal více či méně času, klikněte pravým tlačítkem na buňku a vyberte Odstranit řádek nebo Vložit řádek. Pomocí hvězdných symbolů v denním seznamu úkolů určete prioritu a nastavíte připomenutí pro vaše každodenní schůzky a schůzky a každodenní práci, takže vám nikdy nezmeškáte rytmus.

Měsíční rozvrh šablony v Smartsheet

Tyto měsíční plány zahrnují každý měsíc roku 2017 a můžete upravit, kolik místa chcete pro každý měsíc určit přidáním nebo odstraněním řádků. Pokud chcete změnit některá data v plánu (například pokud potřebujete změnit rok), jednoduše zadejte první datum párů ručně, poté vyberte tyto buňky a přetáhněte pravý dolní roh úplně dolů a automaticky vyplňte zbytek.

Máte-li komentáře přímo v šabloně plánu projektu, můžete odinstalovat doručenou poštu, automaticky vytvářet dynamické Ganttovy diagramy a používat symboly k rychlému vyjádření stavu, priority a pokroku.

Ganttův plán projektu

Vylepšete plánovací úsilí pomocí správy úloh v reálném čase v Smartsheetu

Sledování plánů, zdokumentování termínů a průběžná aktualizace denních, týdenních a měsíčních plánů je klíčem k zajištění hladkého průběhu každodenních operací. Mít správný nástroj pro udržení synchronizace všech zajišťuje, že všechny projekty a procesy zůstanou na správné cestě a jsou dodrženy všechny kritické termíny.

Jedním takovým nástrojem je Smartsheet, platforma pro provádění podnikové práce, která zásadně mění způsob práce firem a týmů. Více než 74 000 značek a miliony informačních pracovníků důvěřují Smartsheetu jako nejlepšímu způsobu plánování, sledování, automatizace a podávání zpráv o harmonogramech a časových plánech.

Známé rozhraní Smartsheet, které je navrženo pro to, jak lidé skutečně pracují, vede k rychlému a širokému přijetí ve vaší organizaci. Pomocí Smartsheetu získáte v reálném čase přehled o seznamech úkolů a harmonogramech a poté je můžete odkudkoli a kdykoli spravovat odkudkoli. Sdílejte plány s neomezeným počtem interních a externích členů týmu, abyste zlepšili spolupráci a zajistili dodržování termínů.

Vyzkoušejte Smartsheet a zjistěte, jak můžete maximalizovat své úsilí o plánování, dnes.

Váš osobní rozvrh

Chcete do svého rušného života pracovat více fitness? Vytiskněte si tento jednoduchý graf, který vám pomůže získat představu o vaší aktuální kondici. Aerobní cvičení je určeno ke zlepšení srdce a plic kardiovaskulárního a respiračního systému. Posílení svalů je důležité, zvláště když stárneme, aby se zabránilo ztrátě svalové hmoty a síly a celkové kondici.

Tabulka zaznamenává jak aerobní aktivitu, tak cvičení na posílení svalů. Oba jsou zásadní pro dobré zdraví. Aerobní aktivita může pomoci regulovat hmotnost a může snížit riziko srdečních chorob, cukrovky a mnoha dalších stavů. Cvičení na posílení svalů jsou důležitá ze stejných důvodů, ale také zvýší váš metabolismus.

Každý den si zapisujte počet minut, které jste strávili aerobním cvičením, spolu s veškerými činnostmi v oblasti budování svalů, které jste udělali. Při posilování cvičení je důležité zapsat počet opakování, které jste dokončili, a ukázat tak pokrok. Počet opakování však není tak důležitý jako schopnost provádět cvičení správně a bezpečně bez bolesti. Na konci týdne se podívejte, jak se vaše součty porovnávají s tím, co je doporučeno CDC pro zdravého dospělého.

Rutinní cvičení, stejně jako všechny rutiny, lze při budování tohoto zdravého návyku upravovat tak, aby zůstalo zajímavé.

CDC: „Fyzická aktivita pro každého: Kolik fyzické aktivity potřebují dospělí?“

CDC: „Fyzická aktivita pro všechny: výhody fyzické aktivity.“